ฝ่ายขายพื้นที่ระวางสินค้าและไปรษณียภัณฑ์ (FP)
ตั้งแต่วันที่ 9 พฤศจิกายน 2552 ถึง 26 กุมภาพันธ์ 2553
งานที่ปฏิบัติหรือได้รับมอบหมายมีดังนี้ คือ
งานหลัก ตำแหน่ง ADMINISTRATIVE ASSISTANT
ลักษณะงาน
- บันทึก - Update ข้อมูลจาก Telex เกี่ยวกับตารางเวลาการบินทั้งหมดของ บริษัท การบินไทย จำกัด (มหาชน) เพื่อทราบความแตกต่างของพื้นที่ระวางบรรทุกสินค้าทางอากาศ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel เป็นหลักในการบันทึกข้อมูล และทำการคำนวนน้ำหนักโดยใช้สูตรคำนวนที่มีอยู่ในโปรแกรม นำมาใช้ในการคำนวน และออกแบบตารางของข้อมูลให้ดูง่ายขึ้น และง่ายในการเข้าใจ
- จัดทำรายงาน หรือ Report ทุกๆเดือนหลังทำการ Update ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เพื่อนำมาเปรีบยเทียบความต่างของตารางบินใน แต่ละเดือน
- จัดทำตาราง สรุป Report เพื่อส่งให้ผู้จัดการแผนกในการวางแผนทางการตลาดต่อไป
งานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้
งานด้านเอกสาร Company Mail ( Co-mail )
• เอกสารเข้า
เมื่อมีเอกสารเข้าจะทำการ Stamp รับเอกสารดังกล่าวตามวันที่ที่ได้รับเอกสารนั้น และนำไปใส่ลงแฟ้มเพื่อเสนอผู้จัดการแผนกต่อไป พร้อมทั้งทำการบันทึกลงใน สมุดบันทึกเอกสารเข้า (Book In) เพื่อเป็นหลักฐาน
• เอกสารออก
เอกสารที่เป็นเอกสารออก จะทำการร่างและเสนอผู้จัดการ เมื่อผ่านการพิจารณาและทำการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ก็ทำการบันทึกลงใน สมุดบันทึกเอกสารออก (Book Out) และทำการส่งเอกสารออกไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่อไป
• พิมพ์เอกสารอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย คือ Routing Slip ใบลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อน และอื่นๆ Stationery Requisition Supply / Service Request และ Payment Voucher เป็นต้น
• เนื่องจากบริษัท การบินไทย จำกัด (มหาชน) เป็นบริษัทที่มีการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับเอกสารสำคัญเป็นจำนวนมาก ดังนั้นเอกสารที่สำคัญ และเป็นความลับ แต่ไม่มีการดำเนินการต่อแล้ว จึงต้องทำลาย ดังนั้นจึงมีหน้าที่ในการทำลายเอกสาร ในส่วนนี้
• บริษัท การบินไทย จำกัด (มหาชน) มีเอกสารเป็นจำนวนมาก ซึ่งเป็นเอกสารในอดีต จึงมีหน้าที่เข้า Dead File เพื่อจัดเก็บเอกสารไว้ในส่วนนี้
• ทำใบขอแก้ไขจำนวนการทำงานล่วงเวลา / ทำงานกะดึก / ทำงานในวันหยุด
: เป็นแบบฟอร์มที่พนักงานใช้ในการขอแก้ไขเวลา Compensation โดยระบุถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลา (O/T) ทำงานกะดึก (Night Shift) ทำงานในวันหยุด (Holiday Compensation) เมื่อพนักงานกรอกรายละเอียดในใบขอแก้ไขจำนวนการทำงานล่วงเวลา / ทำงานกะดึก / ทำงานในวันหยุด เรียบร้อยแล้ว จะต้องส่งให้ผู้จัดการระดับกองขึ้นไป พิจารณาอนุมัติ และพนักงานในแผนก FP ก็จะทำการแก้ไขเวลาให้ตามที่ได้ขอไป
• ทำใบ Supply / Service Request: เป็นแบบฟอร์มที่หน่วยงานต่างๆ ใช้ในการขอซื้อของจาก Supplier ภาย นอกบริษัทฯ ใช้ในการต่ออายุสัญญาต่างๆ หรือการว่าจ้างบริษัทภายนอกให้ดำเนินการในรูปแบบต่างๆ เช่น การว่าจ้างพนักงาน Outsource มาปฏิบัติหน้าที่ เป็นต้น โดยหน่วยงานผู้ขอ (User) จะต้องกรอกรายละเอียดขอ้มูลให้ครบตามแบบฟอร์ม และส่งมาให้แผนก FG-E ทำการตรวจสอบงบประมาณ ว่ามีงบประมาณเพียงพอต่อการว่าจ้างหรือไม่
• ทำ Payment Voucher : เป็นแบบฟอร์มที่ใช้ในการขอเบิกเงินสดจาก Cashier ของ บริษัทฯ โดยผู้เบิกจะต้องทำการกรอกข้อมูลให้ละเอียด พร้อมแนบใบเสร็จตัวจริง (ใบกำกับภาษี) และทำการกรอก เลขที่บัญชี (Account) และ รหัสหน่วยงาน (Cost Center) ที่จะทำการตัดบัญชี ซึ่งแบบฟอร์ม Payment Voucher จะต้องให้ VP ของแต่ละ Business Unit เป็นผู้ลงนามอนุมัติ และเนื่องจากเป็นการขอเบิกเงินสด เมื่อได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้เบิกสามารถขอเบิกเงินสดได้ทันทีที่ Cashier
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น